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基理案例|什么?太原理工大学的师生们点点鼠标就能购买试剂耗材?

2023-09-18832


“只需鼠标轻轻一点,所需要的试剂品牌、价格、送货时间一目了然,按需比价后加入购物车并提交订单,下一步只要课题组负责人审批通过,就可以在实验室美美坐等收货!”


这可不是凭空杜撰的虚拟场景

而是太原理工大学实验人的采购日常

师生通过校内的LabMai申购云商城采购平台

充分解决了传统试剂采购的种种问题

让试剂采购变得简单、安全又高效

来太原理工大学get管理秘籍吧!



太原理工大学(Taiyuan University of Technology)是国家“双一流”建设高校、“211工程”重点建设高校。据统计,学校有省部共建国家重点实验室1个、教育部重点实验室5个、教育部创新团队2个、科技部重点领域创新团队1个。曾连续两次作为首席科学家单位承担国家重点基础研究发展计划(973计划)项目,累计承担“863”计划、“国家重点研发计划”等国家级各类项目1818项;获得国家科技三大奖43项。正因肩负着伟大的科研重任,学校办学规模和办学层次不断提升,教学科研经费呈现快速增长的趋势,其中试剂是非常重要的一环。





谈起试剂耗材采购管理工作

相信每位老师都想说一句


试剂采购可太




商品质量参差不齐<<<<

材料品种多、临时性强、采购频繁、个体差异大、来源渠道广等特点,难以把控源头、品质与价格,甚至有些课题组违法采购,学校受到行政处罚。


采购过程无法监管<<<<

由于单次采购金额小,基本由课题组自行采购,采购、验货、存放和领用往往一个人操作,由于试剂耗材大多用过无痕,为账实相符带来监管的难题。


存储安全隐患极大<<<<

实验危险试剂的采购和存放,是实验室建设和运行的基本前提,如果不能及时掌控进行有效监管,存在较大的安全隐患。


报销流程非常复杂<<<<

由于采购频次高,报账分散,不仅财务部工作量大,师生往返报账,也占用不少宝贵时间。



Taiyuan University of Technology

深知试剂采购现存问题

学校走上信息化未来路

面对上述种种困难,传统管理模式已无法满足现有管理需求。学校负责人员深知,唯有利用信息化的技术手段对化学试剂进行全生命周期管控,通过优化流程设计规范管理,才能满足现代化管理需求。为此,太原理工大学同拥有丰富实验用品采购管理信息化平台建设经验的展开合作,于2020年开始计划建设,经过双方多次的需求沟通,Z终制定了Z适合太原理工大学的建设方案。平台自2021年6月起在全校启动运行至今,入驻供应商118个、优质品牌1103个、商品条目多达20,788,526条、订单量17441个、使用课题组385个、总采购金额达1869.8万元,取得了优质的效果。


“我们学校里80%以上的化学试剂的采购都是此平台完成的,有效把控了商品质量,且能实时监管科研经费的使用情况。”


太原理工大学 采购平台负责人

王文峰老师




王文峰老师长期与采购实验用试剂打交道,在启用信息化管理平台前,采购实验用试剂遇到的问题一直让他烦心不已。今天我们有幸请到了王老师,来跟大家聊聊试剂采购平台的管理经验以及优势,掌声有请~


01

王老师您好,首先请您简单介绍一下咱们平台的优势吧!


王老师:我们学校的平台基于化学品信息化管理,实现了化学品从申购到处置的全过程线上管理,对管控类化学品实行多级审批,并设置化学品库存上限有效解决实验室化学品超量存储问题,与各实验室智能化学品柜结合,一瓶一码,扫码存储,实时称量,电子台账实时更新,化学品使用的过程数据一目了然。


02

当初是怎么想到要做这样一个信息化采购管理平台呢?有没有遇到什么阻力?Z终是如何克服的呢?

王老师:Z初源于教育部下发了《教育部关于加强高校实验室安全工作的意见》教技函〔2019〕36号,明确指出高校要建立化学品采购、运输、存储、使用、处置等全流程全周期管理制度。为了更好地响应国家号召,通过信息化手段对化学品进行管理势在必行,更应提前布局。鉴于之前只有记账功能的化学品管理系统,推进集采购、存储、使用、处置全过程的信息化平台,让师生熟悉、接收也都需要时间,甚至有不理解的情况出现,这就造成信息化采购管理平台的推行受到很大阻力。但是过程中经过了一系列的系统宣传、化学品法规宣讲等工作,以及信息化平台所带来的的一系列便利,历经两年,系统推行得有序、稳定,颇有成效!


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