机关公务员如何提高材料写作水平

一、善于积累和运用资料。巴甫洛夫曾说过：“不管鸟的翅膀怎么完善，它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。事实和资料就是科学家的空气，没有它，你任何时候也不可能起飞;没有它，你的理论就是无用的挣扎。”对于机关干部来说，要想做好本职工作，把材料写好，手中没有各种有价值的资料供自己参考借鉴是不行的。要想实现自我的提高和超越，尽管途径是多方面的，但有一条是共同的，那就是要善于积累各种资料，学习运用他人的经验，也可叫做“借梯上楼”。实践证明，有些同志虽然同时调进机关，一开始的基础和条件都差不多，但经过一两年就拉开了距离，这其中很重要的就是看他是否善于学习和借鉴“它山之石”。法国幻想小说家凡尔纳，一生共创作了100多部科学幻想小说，内容几乎遍涉当时科学技术各个领域。然而，比他的创作本身，似乎更令人惊叹的是，在他死后，人们从他的书房里发现，他亲手整理摘录的各种资料有25000多本。60年代，批判赫鲁晓夫时，新华社发表了九篇评论，在写每一篇评论的过程中，都邀请《人民日报》社国际部的两个老资料员出谋划策，提供资料，由于他们的参与合作，对评论的起草形成起到了“”效果。古今中外，大凡在事业上有成就者，无不与大量积累和运用资料有关。事实上，机关里许多的同志，大都是在善于积累和运用各种资料中，慢慢成长，成熟起来的。搜集资料的方法很多，无非是自我积累，单位、部门、组织提供、调查研究、查阅文电和个别了解等，什么方法好，就用什么方法，没有固定的模式。无论采用什么方法，只要能够把你所需要的资料搜集到手，就达到了目的。当然，搜集资料要遵守有关保密规定，不能发生失泄密问题。 积累资料是为了利用资料，如何用好资料大有学问。一要认真学习资料。在剪贴资料时，要自己动手，不要让别人代劳，做到边剪贴边过目;对搜集到的资料，要经常熟悉，仔细翻阅，抓紧一切时间学习、理解、消化;对重要的思想、观点、事例做上记号，有启发意义或直接能用的还要记在脑子里，认真思考，反复领会。这样做的目的是消化资料内容，做到温故而知新。通过消化吸收，一方面可以将资料真正变成一种有用的信息，记忆在头脑中的一定位置，需要的时候就信手拈来，为我所用;另一方面可以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧，体会其中的思想境界，从中汲取营养。二要精心选择资料。要根据内容的需要选择资料，选出Z有典型意义、Z能说明问题资料。为便于使用，筛选出来的资料还要加以分类，把入选的资料按照内容表述要求，分门别类梳理排队。同时，对一些有联系但又不能直接用的，要进行粗加工;对一些重要的观点、表述和名人名言等，要认真查找出处;对一些重要的事实和数字，要加以核实整理，确保准确无误。三要用活用好资料。常见到这种现象，有的人没有资料写不了材料，有了资料又跳不出资料，这抄抄，那贴贴，搞出来的东西千孔一面，没有自己的思想和见解。这实际上是没有用好资料。任何资料的价值都是相对的，只能用于开启思想的门，一般不要搞“拿来主义”。用资料既要广纳博采，又要超越常规。写材料时，要敢于丢掉资料，站在理解资料的基础上去写;或者把资料作为比较、鉴别的参照系，取其当中的成功和高明之处;还可以选择资料中的弱点甚至败笔作为“反面镜子”进行对照，看看差在如里，原因是什么，哪些方面不到位，由此寻求突破。只有这样，才会产生比原资料更新的思想飞跃，才会写出超越资料本身的高质量材料。如果起草的文字材料，能够源于资料，而又高于资料，就达到了积累和运用资料的新境界。 二、切实领会和把握领导意图。不是为了记叙个人见闻，也不是阐发个人的见解，而是秉承领导旨意，根据工作需要而拟制的。起草人的职责就是通过文字表述，充分体现领导意图，想方设法把领导的思想完整表述出来，而不能断章取义、随心所欲，更不能“另起炉灶”。这就要求起草人用心琢磨领导的意图、思维方向、关注ZD等，全面掌握，悉心揣摩，掌握得越全面、深刻，写起来也就越顺利，领导也就越满意。 一是积极扩展领导意图。有的领导同志交代意图时，只是一些初步想法，或仅仅从某一个角度、某一个侧面提出问题。遇到这种情况，起草人要从更多的层次和角度去思考问题，举一反三，扩展和延伸领导形成的基本观点，对领导暂时未想到但又比较重要的问题补充进来，把领导简单分散的意见扩充为比较全面、系统的意见，不能听一就是一，机械呆板地领会领导意图，切实把领导想说而没有说出来的话完整地表达出来。 二是善于挖掘领导意图。有的领导只出个大题目，至于写作中的具体问题涉及不多。碰碰到这类情况，起草人首先应主动和领导同志商量研究，争取领导的指导，深化领导的意图，然后顺着领导的思想脉络，弄清楚领导要求写什么，为什么要写，要达到什么目的，从而研究挖掘出更新更深的东西。挖掘领导意图时，起草人还要善于将主管领导的意图与其他领导的意图结合起来领会，集思广益，体现集体领导和分工负责的原则。 三是努力完善领导意图。写作过程中，有的领导深思熟虑不够，讲得意见不甚明了、比较杂乱;有的一时未想清楚、说明白，只是一些感性认识;有的不完全合理和必需;有的不集中、不完整。对此，起草人要与领导多交流，善于提炼概括、拾遗补缺，慎重恰当地处理，合理地加以吸收、集中，把不确定的确定下来，把感性的东西上升为理性的东西，把不必要、不完整的加以剔除补充，把不清楚的问题讲清楚，把不一致的地方进一步调整充实，从而比较全面、完整、准确地体现领导意图，保证质量。 四是及时捕捉领导意图。机关干部有经常接触领导和材料的方便条件，了解和捕捉领导意图的途径比较多，可以从主动询问中获得，从领导批示中领会，从批评表扬中领悟，从讲话材料中把握，从积零为整中综合。尤其是与领导在一起检查工作、参加会议、研究材料，一块就餐、散步、闲聊时，要注意把领导谈话中Z新闪光点，特别是一些新思想、新观点，要不失时机的记下来，并进行归纳分析。因为这个闪光点或这些新思想、新观点，很可能是领导对某个问题思考的突破。三、努力体现和增强文字材料的思想性。思想是一切文字材料的骨干和核心，是人们对矛盾问题的深刻认识和解决办法的深刻见解。没有思想的文字材料等于没有“灵魂”。文章赖“思想”而永生，无“灵魂”而猝死。增强文字材料的思想性，Z重要的是要善于站在全局和思想理论的制高点上思考问题、提出对策，善于借助唯物辩证法这个伟大的认识工具，独具慧眼地观察和分析问题，形成统一、完整和辩证的逻辑思路，引起大家的共鸣，给人以深刻启示。实践中，要注意把握好以下几点： 一要有针对性。文字材料大都是围绕问题展开的，问题是材料的基础和灵魂。文字材料影响的大小，根本就在于是不是真正抓住了问题，是不是针对普通存在的问题去写的。如果是针对问题去写的，影响就大，相反影响就小。因此，必须注意抓问题，抓“一碰就响”的问题，抓普遍存在的难以解决的突出问题。这就要求深入调查研究，以高度的敏感性洞察和分析问题，紧紧抓住影响和制约单位建设的主要问题，确立文字材料的主题思想。 二要有概括性。要从局部的、感性的、表面的现象里跳出来，用全面的、理性的、辩证的分析提炼和升华思想，总结出来带有规律性的东西。这种高度的概括性，是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”，具有画龙点睛的效果。比如，有一个材料，关于增进班子成员感情的概括就比较好：“感情好，有事不当事;感情差，没事会找事。感情深，大事能化小;感情浅，小事能闹大，大事能闹炸。”非常给人启迪、发人深省。而有的材料总的看上去不错，但又觉得少点什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话，让人打不下深刻的烙印。 三要有深刻性。深刻性往往决定文字材料的思想性。分析问题要有深度，不满足于抓住次要的、现象或枝节的东西，而是要了解主要的、本质的东西;不满足于掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的内在联系;不满足于眼前的结果，还要追踪发展的趋势;不满足于掌握浅易的、粗线条的问题，还要钻研疑难问题和考察细节。要从众多的矛盾中提出主要矛盾，从复杂的问题中提出核心、本质原因。只有这样，写出的材料思想性才深刻，才令人回味。四要有duchuang性。现在，文字材料中普遍存在的一个毛病就是大话、空话、套话比较多，空洞无物，说白了就是“正确的大实话”的拼凑，上级文件的翻版，报刊文章的剪辑。要增强文字材料的思想性，就要学会用自己的脑袋去思考，不依赖别人，不抄袭别人的成果，用自己的话去表达，不能人云亦云，趋奉迎合，确实能够独立地提出自己的见解。五要有说理性。文字材料的主要功能是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白，又要便于大家准确地理解和贯彻执行。这就决定了文字材料必须能够透彻地讲清道理，做到了这一点，思想性也就在其中了。要把握好讲道理的艺术，通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际;既要有对上级会议、文件精神的中肯评价和深刻理解，又要有变虚为实、变大为小、变抽象为形象、变原则为具体的本事;既要全面辩证，不顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动，不离腔走板甚至脱离上级和党委意图另搞一套，使人不得要领，感到莫名其妙。有经验的同志，还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理，把深刻埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。四、注意学习范文和改定后的文稿。机关干部提高文字写作水平，学习范文、模仿范文是一条捷径。无论在哪一级机关，各项工作、各种文体，都会有一些质量高的文字成果，可以堪称范文。对这些范文，应该认真进行学习研究。要注意钻进去学，不能走马观花地浏览一遍算完，要深入学习人家是怎样把握主题的，是怎样提炼思想的，是怎样围绕ZX展开论述的，是怎样站在领导的位置提出指导性意见的;学习范文要把自己摆进去，拿到一份材料，首先要想一想，如果自己起草这份材料应该怎样写，分几个部分、提什么观点，然后再看看人家是怎样把握的。看到一个大标题，首先要想一想，自己应如何论述这个观点，再比较人家论述的方式，看看孰优孰劣;有机会时，要注意找材料起草的同志多聊聊天，请他们谈谈材料起草的思考过程，以及在起草材料时是如何把握的;自己在起草材料时，可先把相应的范文找出来，从标题、思想、语言、事例，到文风，都进行认真研究、仔细揣摩，比着葫芦画瓢，时间长了，就能够提高思维层次，准确把握问题，再融入自己独到的认识、个性化的语言，写出的材料往往能给人耳目一新的感觉，甚至还能在原来的范文的基础上更进一步，有所超越。 机关干部起草的稿，经过个人修改、部门领导核稿、主管领导审定签发等环节，就算是定了稿。此时形成的文稿，既凝聚着机关干部的心血和汗水，也是集体智慧的结晶，是再学习、再提高的珍贵教材。实践证明，认真学习和研究Z后的审定稿，能够清楚地看到自己在文稿写作中的弱点和差距，促使自己改进和高。 一是认真琢磨修改的原因，拓宽深化自己的写作思路。机关干部应当把别人和领导修改过的文稿与自己起草的原稿进行仔细对照，认真比较，看看别人修改过哪些地方?为什么要这样改?这样改动后比原稿好在哪里?这样一比较，收获会很大。比如，机关干部在起草文稿过程中，有时会陷入一种窘境：本来想好了一种观点、一种提法，可是由于站得不高、想得不深、或者笔力不济，心里想的东西往往无法用清晰而准确的语句表达出来。此时，经同事或领导一“点”、一“改”，恰好点到了自己的模糊点和症结处，也是正好点破了自己冥思苦想而没有完全想明白的问题。仔细琢磨这些修改的地方，会有一种豁然开朗、柳暗花明之感。 二是仔细推敲改动的词句，增强自己的文字表达能力。机关干部在对审定稿和初稿进行比较研究时，特别要注意研究改动过的词语句子，看看改动过的词语、句子同原来的词语、句子有什么不同，想想为什么不用原来那些词句而改用现在这种说法?通过比较和掂量，就可以看出这样改动后比原稿究竟好在哪里。领导审稿时所作的改动，往往是抹掉一些词语的棱角，力求使文稿更像是站在领导的角度、站在全局的高度说话，更像是“公家”的东西。机关干部反复琢磨领导改动过的地方，有利于缩短与领导在思想认识上的差距，有助于增强自己驾驭语言的能力。 三是潜心研究增删的材料，提高自己的分析判断能力。机关干部在起草文稿时，对材料的取舍、例子的选用都曾动过一番脑筋。一般情况下领导在审稿时是不会轻易对文稿中的材料和例证作大修改的。可是一旦有所改动，就可能有机关干部意想不到的原因。对这种修改，更应悉心研究。比如，领导在审稿时换掉了一个机关干部认为不错的例子，这可能是事例不够典型，不够新颖;也可能是领导从全局考虑，认为这个例子不宜写入文件。还比如，领导在审稿时换了一种举例的角度，这可能是因为领导在用自己独特的视角分析这件事，于一般中看到了新奇、平淡中悟出了深刻。无论是领导换例子还是变角度，都可以更清晰地反映出领导的某种观点或思路，而这种观点和思路的高度、广度和深度不是在机关干部这个层次上能够达到的。通过研究定稿时材料的增删，机关干部可以学到领导独特的思维方式，领略到较高的领导或指挥艺术，学会全面、正确地观察事物和认识事物。