【富润学堂】ERP选型应从功能出发

       信息化是企业做大做强的必由之路，目前很多企业的老板强烈地意识到了这一点，特别是江浙一带的民营企业，他们很多是在上个世纪80年代抓住机会，靠超前的市场意识，完成了原始资金的积累。随着ZG与世界的接轨，他们又凭借着良好的市场环境，使企业规模在短期内增长了好几倍。这些企业当中目前已经不乏年产值在5亿以上的中型企业。他们不缺乏资金与厂房，但是在企业管理方面，却遇到很大的瓶颈--交货不及时，客户埋怨过多，库存积压，占用大量的资金。所有的一切都表明：企业的发展除了要引进**的设备和生产线，建设**的厂房外，还要下决心改善企业内部的经营机制，提高企业和管理者自身的管理素质和水平，加强企业在市场中的竞争地位和后劲。以期实现“常胜不衰”.而要实现这一目标，企业一定要有一套集产、供，销、人、财、物于一体的先进、科学、成熟的计算机管理系统。

        软件选型除了一把手重视，成立正规的项目小组，全局规化，分步卖施，明确企业各阶段达成的目标等以外，从软件功能方面进符考察，使其满足企业现阶段管理所要求的功能，也是至关重要的，由于这方面的论述较少，笔者将从这方面入手，分析目前制造业企业所必需的几项ERP功能，以期达到抛转引玉的作用。

        一、库存

       库存或存货是流动资产，它占用了企业很大一部分资金。特别是机械、食品等行业、库存资金有时占到流动资金的5%以上。库存少，则直接影响企业生产和销售，库存过多，则占有资金，浪费仓库资源，增加仓库费用，甚至造成材料过期报废，所以库存管理是企业首先要考虑的功能。因此应用企业应该要求ERP系统能够根据产品计划来控制库存，提高库存资金周转次数、降低资金占用，ERP系统所具有的功能应该包括以下几项：

       1、有效进行场所、仓库、库位以及批次等多级库存控制，完成物流跟踪、同时记录每一物料的出入库历史。

        2、及时准确地反映物料信息，通过对物料信息的总结和分析，系统可以预先发现可能出现的问题，提出建议措施，防范于未然。比如自动提供低于安全库存的材料报表交采购部门处理，再如反映接近保质期的库存报表供销售部门做降价出售处理等。

        3、确定ABC分类原则。根据市场需求、供应情况、生产率的高低、提前期的长短以及车间的生产能力等多方面因素来制定安全库存，使之既能保证需求，又能*大限度地减少资金占用。

       4、除了采用“月盘点”的方法之外，还可以采用不中断生产的“循环盘点”方式，加强库存信息的准确性。

       5、通过批号控制，定义库区和多级库位的提货顺序（如先进先出、先进后出等），保证产品质*，防止因产品和原料过期而造成的不必要损失。

       6、把市场中转库和车间临时库等都纳入库存管理，严格、标准的出入库及移库手续，可以防止货物缺失、错发等现象。

        二、制造

       制造企业在以往的生产过程中一味追求产量，甚至有些企业把今后几年的生产任务都完成了，这样的危害实际上很大，因为盲目的生产很容易造成大量的产品积压和资金占用，另一方面，如果生产不能满足销售，那么客户就有可能去寻求新的供货商。为了解决这一矛盾，合理地制定生产计划，安排好生产是生产部门*重要的工作之一。当今市场瞬息万变，企业只能快速地响应市场需求，才能有强大的生命力和竞争力。科学的生产计划来自于集成的ERP系统，因此ERP系统应该对企业的制造过程进行控制，根据企业的生产流程，ERP系统应该实现以下的功能：

        1、定义项目主文件，包括该项目是否参加主生产计划的计算，以及安全库存、提前采购期、ABC码、分类码、仓库、货位、*长存储天数、批量规则、主次供应商、标准成本以及实际成本等。

       2、按制造工艺建立多层物料清单，即BOM结构（注意趋立替代物料及替代原则）。

       3、定义工作ZX、瓶颈工序（不易替代和增加的工作ZX）、工作ZX的生产能力、成本、各产品的提前期、工艺路线、车间日历以及外协加工等。

       4、根据销售定单、未来销售预测成品需求量，以及成品库存量和安全库存，确定车间定单。同时通过展开BOM结构，确定各原料、包装材料、辅料的需求盘。

       根据车间定单进行生产能力分析，并调整车间日历或生产能力，在此基础上形成企业的生产计划。这样得到的生产计划才能做到*优化地安排生产，从根本上解决生产过剩和非正常的生产不足的问题。同时，通过这样的方法得到的采购计划也是*合理、*准确的。在此基础上。加上信息系统快速的处理能力，企业就可以在适应市场变化的过程中游刃有余。
 
      三、财务管理

        1、集团公司处理能力

       能够管理多家公司，允许各公司保留不同的组织机构、会计科目结构、不同币种，每家公司可以有自己的会计期间和年终结帐时同，不同公司的利润ZX也可以合并。同时，公司内部往来凭证可以实现自动过帐，而且还能够进行总帐合并处理。

       2、财务预算与企业计划

       预算、企业计划和总帐系统之间可以完全集成，预算数据可由使用者直接输人或由系统自动产生，并且能够把本年度预算金额、统计数字、数量同历年实际费用相比较。新的年度预算金额可分配至年度的各个期间内，以减轻企业预算的工作量。

      3、税务

       企业选择的ERP系统应该能够满足世界上很多不同的税法要求，同时因为每一个公司都有它本身的税务参数，因此系统应该允许不同公司可以独立建立已含税或不含税的订价，从而帮助企业进行免税和税金延迟处理，并跟踪税务历史资料。

     4、多币制

       为了满足用户参与竞争的需要，系统应该具有处理跨国业务的能力，在订单、发货、应收帐、库存、现金、采购以及应收帐管理等方面，应该可以进行多币种处理，同时系统也能够自动进行币制转换，并产生各币种的财务报表及自动计算汇总损益金额。

      5、应付帐

       系统应该可随时查询付款和现金需求及历史情况，了解本公司的总债务和每笔债务何时到期。同时，还应该提供双方、三方或四方的配合处理功能，以便企业确认采购单元的数量和价格、收实、检验数据以及发票等，通过合并采购、集中采购，选择固定供应商，适时支付款项及使用多种付款方法以获取比较大的折扣优惠。

        6、应收帐

       应收帐的管理对企业至关重要，特别是在我国这种特有的环境下，更是要灵活管理。在ERP系统提供的众多途径当中，结合我国国情，笔者认为比较好的作法是--按客户信誉、业务量分别制定信贷额度，进行信贷控制。然后再结合来款时间，对客户进行不同程度的让利政策，以加速应收款的回笼。

       同时系统应该可以随时产生客户帐龄分析表、业务员帐龄分析表、到期货款通知单，参照业务上的佣金管理、业绩管理系统，加强对应付款的管理和控制的力度，对业务员进行奖惩，这样一来，应收款会得到有效的控制，资金周转率也会有较大提高。同时系统还应该为决策层提供各地区各产品销售汇总表及历年、历年同期的销售分析表。

       7、成本

       系统的另一项重要任务就是对产品成本的控制，系统应该可以及时精确地反映生产成本、批成本及期间成本（包括右关粉用的收集和分配，也包括采购件的采购成本和制造的生产成本）。ERP的成本系统应该与销售、供应、库存以及制造完全集成，通过会计、生产及采购等环节的成本和效益偏差，协助企业改进管理决策和业务计划，方便地分析成本信息。系统还可按场所定义产品成本，也可以定义作为全公司标准的通用成本，按场所的成本又可分为标准成本、冻结的标准成本、实际成本和模拟成本。

      四、销售

        1、实施良好的ERP系统应该具有全面的客户档案和销售合同管理功能，包括一个客户多个合同、多种品种多个交货日期等各种情况，还可实现同一产品不同销售价格的处理，并能追踪到每笔订单多阶段的销售资料。

       2、在激烈的竞争中，低利润、紧信贷的控制，要求企业必须密切监控客户的信贷绩效，ERP系统应该借助自动信贷的处理和释放功能，帮助企业对其客户实行严密的信贷控制，期间，不能影响销售订单的处理。具体地讲，就是根据某一客户的具体信誉情况制定一个信费界限，这样在销售订单录入时，系统会自动统计该客户的欠款情况，并且与其信贷额度相比较，如果超出就会挂起此单。只有在授权口令录入或者客户付款后，即该客户的欠款额低于信贷标准时，系统才给予放单。

        3、通过佣金处理系统，企业可以基于各种标准（个别销售绩效，产品各类客户等）有效地管理佣金计划。佣金可以被定义在总订单层或订单行层（同一订单的不同产品或不同供货段），也可以基于产品、客户或者销售人员的组合来计算。另外佣金比率还可以在有关销售人员之间进行分割，这样企业就能很有效地管理、奖励和激励**的销售人员。

        4、ERP系统应该可以实现多种灵活的发货处理，如部分发货，超额发货或通过货运公司发运等。发货的数量自动从成品库中扣除，并具有发票、提货单、装载清单及应收款自动过帐到财务等相关处理过程。

       5、ERP系统应该提供灵活的退货授权处理和保修服务。退货、换货以及报损等，都可以迅速方便地在财务、库存和销售中得到自动调整。为了帮助制定客户服务策略，“退货授权，应该支持对客户投诉、退货原因和退货成本的跟踪。

      6、ERP系统应该提供敏捷响应市场，灵活地根据预测和客户订单弹性地制订销售计划的功能。同时，随着市场的变化，系统可以方便地对销售计划进行调整，调整后的情况可立即反映到有关的生产和供应部门，并且系统的集成性可使销售部门随时拿握生产、供应、仓库等有关部门的情况，保证销告计划的准确率，减少盲目性。而且还可根据生产计划和库存情况得知朱来各期间的可供销售量。

       以上分别介绍了关于ERP在企业当中的库存、制造、财务和销售系统应该具有的基本功能。其实，企业实施ERP,*容易见效益，并且成功率比较高的是库存、财务和销瞥这三个模块。在制造方面，国内的软件厂商本身系统不成熟，国外的软件厂商与ZG的制造业水土不服，同时，由于国内企业自身基础薄弱的原因，制造模块在国内企业当中真正实施成功的凤毛麟角，因此，建议企业选型时从这三个模块入手，循序渐进。让企业员工首先接受了软件管理的理念，有了基础，然后实施全面的ERP系统。